Analýza skutečného stavu archivu
a návrh optimálního řešení…
…digitalizace dokumentů a zavedení
systému správy elektronických dat…
…efektivní, bezpečná a pohodlná práce
s dokumenty!

Softwarové řešení

Softwarové řešení – od zavedení nového archivního a informačního systému správy elektronických dat (DMS) se očekává, že se plně zapojí a přizpůsobí existujícím firemním procesům a nikoliv opačně. Nově zavedené DMS řešení musí svými vlastnostmi vyhovovat požadavkům úřadu nebo společnosti a zohlednit spoustu aspektů, jako je například její velikost, a současně bude schopen reagovat na veškeré požadavky ze strany jejich uživatelů.

Získaná data v elektronickém formátu se mohou ukládat na společné úložiště dat, z něhož mají jednotliví uživatelé k datům přístup z jakéhokoliv počítače. K většímu zabezpečení a omezení přístupu pak lze nastavit přístupová práva pro jednotlivé osoby, které mají k datům přístup. Ideálním řešením je však v organizaci zavést archivní a informační systém správy dat, který bude centrálně elektronické data dle předem definované struktury spravovat. Celý archiv tak bude na jednom místě a jednotliví uživatelé do něj budou mít přesně definovaný přístup, aby elektronické data nebylo možné zneužít, ztratit nebo znehodnotit. Uživatelé tak mohou velice jednoduše, ale přitom komplexně spravovat digitální archiv. V systému správy elektronických dat lze rovněž uchovávat veškeré formáty elektronických dokumentů včetně výkresů CAD aplikací (dwg, dxf, dgn), zvukových záznamů (waw) nebo video formátů (mpeg, avi).

Živnostníci a malé firmy
V elektronickém archivu se lze pohybovat stejným způsobem jako v archivu normálním, jednotlivé sekce napodobují standardní strukturu skříní, šanonů a složek všech archivů. Pokročilé vyhledávací nástroje včetně fulltextu pomáhají rychle nalézt požadované dokumenty. Pomocí administrace uživatelů a nastavení uživatelských oprávnění pro práci s dokumenty lze efektivně zabezpečit elektronický archiv např. proti náhodnému smazání dokumentu, poškození nebo zneužití dokumentů.

Podniky střední velikosti, velké podniky a státní správa
Modulární řešení typu klient-server je koncipováno pro společnosti střední velikosti, velké podniky i státní správu. Díky své struktuře je možné optimálně distribuovat úkoly mezi jednotlivé PC tak, aby i při opravdu vysokém zatížení byly zachovány co možná nejkratší doby odezvy a práce s rozsáhlými archivy zůstávala stejně pohodlná, jako v případě malých archivů. Systém již ve své základní verzi může řídit tok dokumentů v organizaci – workflow.

komplexní řešení