Analýza skutečného stavu archivu
a návrh optimálního řešení…
…digitalizace dokumentů a zavedení
systému správy elektronických dat…
…efektivní, bezpečná a pohodlná práce
s dokumenty!

Návrh řešení digitalizace

Návrh struktury a vypracování metodiky postupu digitalizace dokumentů

Při řešení převodu papírových dokumentů do digitální podoby, řešení implementace systému elektronické správy dat a následném vypracování metodiky postupu digitalizace dokumentů se nejprve zabýváme aktuálním způsobem práce a nakládáním s dokumenty na úřadu. Na základě aktuálního způsobu využívání zdrojů navrhujeme zpracování technického řešení převodu papírového archívu do elektronické podoby, návrhu systému správy elektronických dokumentů s přístupem oprávněných osob pro zajištění jednoduchého, dlouhodobého a důvěryhodného čitelného uložení elektronických dokumentů.

Převod papírových dokumentů do digitální formy

Hlavním přínosem digitalizace papírových dokumentů do formy digitálních dokumentů je vyšší efektivita práce při následném procesu práce s dokumenty. Přístup k informacím v digitální formě zařazených do elektronického archivu v rámci DMS je rychlý a snadný bez ohledu na to, kde se uživatel nachází. Nově příchozí dokumenty lze okamžitě po naskenování interně distribuovat svým adresátům v rámci DMS v digitální podobě. Ze strukturovaných i nestrukturovaných papírových dokumentů lze technologiemi OCR data získávat automaticky a šetřit tak čas i náklady oproti manuálnímu zpracování. Digitální archiv zaručuje bezpečné uložení dokumentů a okamžitý přístup.

Snadnější přístup k důležitým dokumentům a informacím = zvýšení efektivity práce

Samotným skenováním se rozumí převod papírových dokumentů do elektronické podoby, která je okamžitě přístupná koncovým uživatelům, ať se nacházejí kdekoliv. Digitalizace, indexace a využívání strukturovaného archívu významně přispívá k efektivnějšímu sdílení dokumentů a informací v rámci firmy resp. úřadu. Dokumenty lze ukládat ve formátech běžně používaných aplikací nebo ve standardních formátech pro výměnu dat (doporučovaný formát PDF/A), a to podle potřeb uživatelů.

Bezpečné uložení digitálních dokumentů v elektronických archivech

Na rozdíl od tradičního zakládání papírových dokumentů do šanonů nabízejí digitální archivy rychlý strukturovaný přístup k dokumentům, využitím jednoduchých vyhledávacích aplikací, přístupných z počítače uživatele. Výsledná schopnost rychle získat a sdílet informace výrazně přispívá ke zlepšení procesů v rámci organizace. Digitální dokumenty ani po čase neztrácejí na kvalitě a zálohy uložené mimo společnost eliminují riziko trvalé ztráty informací. Naskenované dokumenty usnadňují uživatelům přístup k jejich obsahu a navíc je lze automaticky „přesunout“ k těm pracovníkům, kteří se mají jejich zpracováním zabývat. Dokumenty, které mají svoji stálou informační hodnotu a jsou využívány v delším časovém horizontu, jsou snadno dohledatelné a neztrácejí svoji informační hodnotu.