Analýza skutečného stavu archivu
a návrh optimálního řešení…
…digitalizace dokumentů a zavedení
systému správy elektronických dat…
…efektivní, bezpečná a pohodlná práce
s dokumenty!

Komplexní řešení digitalizace úřadů

Naše společnost má rozsáhlé zkušenosti s řešením projektů komplexní digitalizace vybraných datových zdrojů odborů Městských úřadů, zejména díky spolupráci s odbory výstavby a stavebními úřady. Zkušenosti, které jsme získali, nám umožňují sestavit metodiku zpracování šitou na míru požadavkům příslušných úřadů včetně inventarizace aktuálního stavu archivu v listinné podobě a zatřiďování dokumentů do logických celků v časové posloupnosti.

1. Příprava dokumentů – inventarizace a evidence skutečného stavu archivu
Inventarizace a evidence skutečného stavu archivu odhaluje omyly zařazení nebo např. duplicitu dokumentů v listinné podobě. Tyto chyby se v systému správy elektronických dat naprosto eliminují a do původního archivu v listinné podobě se zpět vracejí pouze správně zařazené a setříděné dokumenty.
2. Setřídění dokumentů do logických celků v časové posloupnosti
Archivní fond tvoří souhrn dokumentárního materiálu úřední i neúřední povahy se vztahem k evidované věci. Tento soubor je setříděn v časové posloupnosti do logických celků vytvořených čísly jednacími jednotlivých řízení.
3. Indexace dokumentů
Indexace dokumentů se provádí za účelem jednoznačné identifikace jednotlivých dokumentů. Hlavička obsahující metainformace má pevnou osnovu a obsahuje např. popis dokumentu, rok jeho vzniku, příslušnost k číslu jednacímu, datum digitalizace apod.
4. Úpravy dokumentů pro skenování
S použitím špičkového software se digitalizované obrazy zbavují datových nečistot, prázdných stránek, jsou narovnány podle os a oříznuty na přesný formát (A4, A3 apod.).
5. Import do systému správy elektronických dat
Oprávněné osoby mohou s elektronickým archivem pracovat v rámci lokální sítě (dokumenty setříděné v jednotlivých složkách na pevném disku) nebo v rámci systému správy elektronických dokumentů. S každým dokumentem může v jeden okamžik pracovat i několik lidí současně.

Výhody zavedení služby komplexní digitalizace:

1. Zvýšení ochrany dat – minimalizace rizika ztrát dokumentů
Digitalizace dokumentů zaručuje časově prakticky neomezenou možnost archivace bez rizika znehodnocení dokumentů při vyhledávání nebo špatné manipulaci s archivem.
2. Využití prostor pro uložení dokumentace s aktivním přístupem k jiným účelům
Digitalizované dokumenty jsou předávány ve dvou vyhotoveních na CD-ROM nebo DVD médiu, případně jsou zahrnuty do systému správy elektronických dokumentů. Protože jedno DVD pojme cca 200 šanonů dokumentů v papírové podobě, odpadá nutnost pořizování složitých a nákladných archivních prostor s aktivním přístupem pro archiváře.
3. Úspora lidských zdrojů
Rychlá a efektivní práce v rozsáhlém digitálním archivu ušetří nemalé finanční prostředky i lidské zdroje. Samozřejmostí je full-textové vyhledávání dokumentů, okamžité zobrazování příp. import vybraných dokumentů na externí médium. Veškeré dokumenty najdete během několika vteřin. Již žádné dlouhé vyhledávání v rozsáhlém a nepřehledném papírovém archivu!

řez