Analýza skutečného stavu archivu
a návrh optimálního řešení…
…digitalizace dokumentů a zavedení
systému správy elektronických dat…
…efektivní, bezpečná a pohodlná práce
s dokumenty!

Digitalizace dokumentů

Dokonalé vedení archivu v papírové formě je pro každou firmu, úřad nebo organizaci zátěží. Aby byly potřebné dokumenty stále k dispozici, bývají dokumenty přechovávané v šanonech nebo archivních složkách často umístěny přímo v kancelářích, popřípadě v příručních skladech. Uživatel, případně správce archivu, musí strukturu archivu dokonale znát a dobře se v něm orientovat, aby byl schopen v krátkém čase požadovaný dokument vyhledat, použít a následně jej zařadit zpět na své místo. Zjednodušení práce s dokumenty a zefektivnění činností zaměstnanců při práci s archivními dokumenty tkví v digitalizaci dokumentů a převedení jejich obsahu do elektronického prostředí počítače.

Digitalizací dokumentů se rozumí převod papírových dokumentů do elektronického formátu, který je vhodnou formou dokumentu pro práci v elektronickém prostředí počítače. Dokumenty všech formátů, barevného provedení, stavu a stáří se mohou v elektronické formě ukládat na příklad ve formátech tiff nebo jpg, nejčastěji však pdf nebo pdf/a (formát doporučený Národním archivem ČR pro dlouhodobou archivaci). V systému správy elektronických dat však lze uchovávat veškeré formáty elektronických dokumentů, včetně výkresů CAD aplikací (dwg, dxf, dgn), zvukových záznamů (waw) nebo video formátů (mpeg, avi) z ostatních elektronických zdrojů zákazníka.

Skenování dokumentů běžných formátů (velikosti předloh až do A3 včetně) probíhá dle typu a stavu originálního dokumentu buď na průjezdovém skeneru, jehož výhoda je zejména v rychlosti skenování, nebo na skeneru se skleněnou deskou. Ten je určený zejména pro dokumenty atypických rozměrů a dokumenty historické, jejichž papírová forma by se při průjezdu skenerem mohla poškodit. Skenování velkoformátových dokumentů – předloh větších než formát A3 (např. projektové dokumentace) provádíme na spolehlivých zařízeních do maximální šířky 914 mm.

Administrativa

Řešíme problematiku rozrůstajícího se množství firemních dokumentů – smluv, zápisů, faktur, manuálů, výkresů, map apod. – jejich digitalizací a převodem do prostředí počítače. Hlavním cílem je zjednodušení a zefektivnění práce našich zákazníků prostřednictvím setřídění existující dokumentace, jejich digitalizace a uložení ve zvoleném systému správy elektronických dat, což v konečném důsledku zvyšuje efektivitu práce a snižuje náklady na provoz. Dalším efektem je bezpečné uložení obsahu dokumentů – dat – a tam, kde je možná následná skartace dokumentů i úspora místa určeného pro rozsáhlé spisovny a příruční archivy.

 

Historické dokumenty

Řešíme problematiku zabezpečení a uchovávání obsahu historicky cenných dokumentů, jako jsou kroniky, fotografie, historické manuály, plány nebo mapy jejich digitalizací. Smyslem digitalizace je dlouhodobé uchovávání obsahu historicky cenných dokumentů našich zákazníků v elektronické formě a jejich bezpečné ukládání v náhledové kvalitě i kvalitě pro tisk. Nespornou výhodou je možnost využití obsahu historicky cenných dokumentů v elektronické formě pro vědecké a naučné účely a současně snížení nutnosti manipulace s originálními fyzickými dokumenty na minimum.

 

Projektová dokumentace

Služby společnosti INp servis, s.r.o., řeší i problematiku tisku a digitalizace projektových dokumentací z mnoha možných důvodů existujících pouze v listinné formě. Hlavním smyslem převodu obsahu historických projektových dokumentací do elektronické formy je vedle dlouhodobé archivace i příprava jejich obsahu k případnému dalšímu využití.